地產公司工程檔案資料管理規定

　　為了規范工程檔案資料的管理，確保工程資料的保護和利用，依據檔案管理 規范，結合公司工程檔案管理實際情況，特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 ：

　　第一條 總則

　　為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作，統一工程技術檔案資料的歸檔要 求及標準，遵照國家相關技術檔案管理的規定，特制定《工程技術檔案歸檔管理 細則》（以下簡稱細則）。

　　第二條 工程技術檔案的范圍

　　工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規定應當歸檔保存的 各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。

　　第三條 工程技術檔案管理責任人

　　1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。

　　2、各相關部門（指工程部和設計部）要指定專職人員負責本部門的工程技術 檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求，切實履行各自職責，對工程技 術檔案進行規范化管理和合理化利用，按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此 項工作應納入各相關部門的工作日程，作為工程項目管理的重要內容和依據。

　　第四條 歸檔范圍

　　1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價 值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄A。

　　3、竣工圖分為三類，第一類為單體竣工圖（包括建筑、結構、水電、暖通等 個相關專業），一式兩套，分別由工程部提交檔案館及物業；第二類為零星的竣 工圖（如：裝修、幕墻等），由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔；第三 類為室外管網竣工圖，一式四套，由工程部提交物業及公司檔案室各一份。

　　第五條 歸檔方法和內容

　　1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔，每個項目的 檔案內容包括三部分：

　　A、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙， 主要范圍詳附錄A。

　　B、工程部移交城建檔案館的竣工資料，主要范圍詳附錄B。

　　C、工程部移交物業的竣工資料，主要范圍詳附錄C。

　　2、為了便于統一管理，工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原 件，掃描備份后統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

　　3、工程部移交城建檔案館的竣工資料，必須備份一套交公司存檔。

　　第六條 歸檔要求

　　1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處，并加蓋部門紅 圖章。

　　2、工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚，圖樣清晰，圖 表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸規格為A4幅面。

　　5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章（50mm×80mm），示例如下：

　　竣工圖

　　施工單位

　　編制人　審核人

　　技術負責人　編制日期

　　監理單位

　　總監　現場監理

　　6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方的空白處。

　　7、利用施工圖改繪的竣工圖，要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍，并 標明變更修改依據；凡有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應當重新繪制 竣工圖。

　　第七條 單體工程檔案移交

　　各單體工程竣工后，所有需要移交物業備案的資料，應統一交給項目部檔案 管理員登記，由項目部負責組織移交物業，并做好移交登記手續。移交登記手續 應包括移交內容的目錄及交接人員簽字，在移交物業同時將移交手續的登記備份 交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。

　　第八條 立卷要求

　　1、組卷

　?。?）各相關部門名稱及代碼，統一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如：設計部為S，工程部為G，以此類推。

　?。?）各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷（以卷、冊、盒為主要形式 ），可據實際情況將歸檔材料和收、發文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄 及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。

　?。?）待工程階段性竣工完成后，或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。

　?。?）案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱，由本部門資料員統一編寫。

　?。?）總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理，形成系統完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統一編 制，并通知部門資料員校核。

　　2、編目

　?。?）編制卷內文件頁號應符合下列規定：

　　卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷按年度單獨編號，頁號從“1”開 始；

　　頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角 ，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；

　　成套圖紙自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。

　?。?）卷內目錄的編制應符合下列規定：

　　卷內目錄式樣宜符合本細則附錄D的要求。

　　序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。

　　文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　文件題名：填寫文件主體全稱。

　　日期：填寫文件形成的日期，包括年月日。如：20**.2.4。

　　頁數：每份文件有幾頁www.zonexcapitaltr.com（背面有文字的也算一頁）。

　　頁號：卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。

　　卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

　?。?）卷內備考表的編制應符合下列規定：

　　卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄E的要求。

　　本卷情況說明：填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ，案卷立好以后發生或發現的問題，由有關的檔案管理人員填寫并簽名，標注時 間。沒有需要說明的事項可不必填

寫說明。

　　另需標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數）。

　　卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

　?。?）案卷總目錄中的編制應符合下列規定：

　　案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

　　案卷號：以一本案卷為單位，內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素， 如“G-翠竹園-20**-1”。

　　案卷名稱：包括案卷主要內容，分卷序號等，如“工程聯系單*建筑*第一分 冊”。

　　責任人：提供檔案的部門資料員。

　　編制人：總經理辦公室檔案管理人員。

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　　第九條 歸檔時間和手續

　　1、歸檔時間

　?。?）每一工程項目的立卷歸檔，應在該階段性項目全部竣工結束（移交物業 ）后兩個月內完成。

　?。?）具體的文件移交歸檔時間參照附錄A。

　　2、歸檔手續

　　各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時，均需登記并簽收。

　　附錄10-1：工程技術文件歸檔范圍及移交時間

　　附錄10-2：工程技術文件歸檔范圍及移交時間

　　附錄11：報送南京市城建檔案館的竣工資料

　　附錄12：報送物業的竣工資料

篇2：鐵路公司工程檔案管理辦法（暫行）

>　　**鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強工程檔案管理，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規，特制定工程檔案管理辦法(暫行)。

　　第二條 本辦法所稱的工程檔案，是指工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。

　　第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

　　(一)工程準備階段文件：工程建設開工之前，在立項、審批、勘察、評估、設計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協議等。

　　(二)監理文件：工程監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協議等。

　　(三)施工文件：工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協議等。

　　(四)竣工圖：工程竣工驗收后，真實反映工程項目施工結果的圖樣。

　　(五)竣工驗收文件：建設工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協議等。

　　第四條 工程檔案的類型：

　　(一)紙質載體：以紙張為基礎的載體形式。

　　(二)縮微品載體：以膠片為基礎，利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。

　　(三)光盤載體：以光盤為基礎，利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。

　　(四)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。

　　第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發檔案信息資源，確保工程檔案的完整、安全、規范。

　　第二章 檔案管理部門及其職責

　　第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下：

　　(一)貫徹執行檔案工作的法律、法規和各項方針政策。

　　(二)制定檔案管理工作的規章制度，并組織實施、推行檔案管理標準。

　　(三)對檔案的日常管理進行監督和指導。

　　(四)集中管理檔案，維護檔案的完整和安全，開展檔案的利用工作，做好檔案的鑒定和編目。

　　(五)對工程建設過程中各類文件的形成和積累進行監督、催辦，并指導業務部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。

　　(六)對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統計。

　　第七條 各業務部門的檔案管理職責：

　　(一)項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

　　(二)工程技術部門負責工程建設過程中監理、施工、竣工等階段(工程建設動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

　　(三)合同管理部門負責工程前期準備階段和建設過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔，并對其移交歸檔前的完整、安全負責。

　　第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔，各業務部門不得留存或拒絕(超期)歸檔

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 工程檔案應按照國家檔案的分類規則，所有的工程文件，由檔案管理部門催辦、各業務部門收集整理，按照文件形成后7日內完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下：

　　(一)工程準備階段文件

　　1、工程立項及審批文件。

　　2、工程勘察、評估、測繪、設計文件。

　　3、建設用地、征地、拆遷文件。

　　4、招投標文件及合同。

　　5、工程開工審批文件。

　　6、財務文件(工程投資估算材料、工程設計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。

　　7、工程建設、施工、監理機構及負責人。

　　8、工程準備階段形成的其他文件。

　　(二)監理文件

　　(三)施工文件

　　1、施工技術準備文件。

　　2、施工現場準備文件。

　　3、工程圖紙變更記錄。

　　4、施工材料質量證明文件及復驗報告。

　　5、施工實驗記錄。

　　6、隱蔽工程檢查記錄。

　　7、施工紀錄。

　　8、工程質量事故處理記錄。

　　9、工程質量檢查記錄。

　　(四)竣工圖

　　(五)竣工驗收文件

　　1、工程竣工總結。

　　2、竣工驗收記錄。

　　3、財務文件。

　　4、聲像、微縮、電子檔案。

　　第九條 工程檔案編制質量要求：

　　(一)歸檔的工程文件應為原件。

　　(二)工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

　　(三)工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　(四)工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。

　　(五)工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　(七)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。

　　(八)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

　　(九)利用施工圖改繪的竣工圖，必須標明變更修改依據;凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

　　(十)不同幅面的工程圖紙應統一折疊稱A4幅面，圖標欄露在外面。

　　(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準確。

　　第十條工程檔案的組卷要求：

　　(一)組卷原則

　　1、工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業、形成單位等組卷。

　　2、監理文件按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。

　　3、施工文件按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。

　　4、竣工圖按單位工程、專業等組卷。

　　5、竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。

　　(二)組卷的原則、要求和卷內排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規定執行。

　　第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定，銷毀失去保存價值的檔案，必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。

　　第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內部業務部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等)，經公司分管領導簽批，檔案管理人員進行借閱登記后，方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的，由公司業務部門填寫檔案借閱審批單，按上述程序辦理，但審批單必須經公司主要領導簽批。

　　第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。

　　第十四條 對違反本規定，在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為，一經查證屬實，對責任人一律解聘或除名。給公司造成經濟損失的，由責任人依法賠償。構成犯罪的依法追究刑事責任。

　　第十五條 本辦法(暫行)由河南**鐵路有限責任公司負責解釋，自印發之日起試行。

篇3：房地產公司工程檔案管理員職位說明書

　　房地產開發公司工程檔案管理員職位說明書

　　崗位名稱：工程檔案管理員

　　崗位職責：

　　1、負責監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位工程文件形成、積累和立卷工作。

　　2、按照規范收集和匯總工程前期和勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的檔案資料，并負責辦理移交手續。

　　3、收集施工全過程中形成的其他技術文件并進行立卷歸檔。

　　4、科學分類、合理編目、整理所有歸檔工程技術檔案資料。

　　5、工程部、勘察、設計、施工、監理等單位之間的工作聯系單、簽證等工程技術信息的傳遞工作。

　　6、準確、快捷提供工程檔案資料，滿足各方面對工程檔案資料的利用需求。

　　7、工程竣工驗收前，聯系城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。工程竣工后，將所有工程檔案、資料移交相關部門存檔。

　　8、工程部內文件的編寫、打印、復印及管理工作。

　　9、上級交辦的其他工作

　　任職條件：

　　1、專業知識與技能：建筑、土建專業，有2年以上專業工作經驗。

　　2、教育水平：大學本科及以上

　　3、年齡要求：不限

　　4、個人素質：有一定分析能力和創新能力，具有較強的職業素養和敬業奉獻精神。

　　5、具有較強的語言表達能力和資料規整分類能力，能夠熟練掌握和運用電腦完成日常工作。