公司采購作業指導書（十三）

　　一、目的：

　　通過對采購過程進行有效控制，確保產品的原（物）料、零件、包裝材料的品質、價格、交期與數量能滿足本公司的要求，以最低的庫存保障生產的暢通。

　　二、采購的種類：

　　根據物料的用途，物料采購可分生產性物料采購（原/輔材料采購）與非生產性物料采購（辦公用品、勞防用品、機物料消耗品、設備、量/器具、模具與樣品等的采購）兩種類別。

　　三、物料采購審批流程

　　1．生產性物料訂購審批流程

　　采購員根據業務部門的《制造通知單》及《生產計劃》、《生產BOM表》、《技術BOM表》制定《物料需求表》；送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安全庫存量確定訂購數量；由采購員依據《物料需求表》編制《物料訂購單》予資材部經理批準采購。

　　《物料需求表》應包括制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、單耗、需用量、庫存量、訂購量、需求時間、制造單位等資料。

　　2．非生產性物料請購審批流程

　　辦公用品、勞防用品由使用部門編制《__月辦公用品、勞防用品使用計劃》，經部門經理、總經理審批，審批后交倉庫匯總并清查庫存，結合安全庫存量填寫《請購單》；機物料消耗品等由使用部門填寫《請購單》經部門主管復核，總經理審批。審批后交資材部經理安排采購員編制《物料訂購單》，經資材部經理審批后由采購員安排采購。

　　3．設備、量/器具、模具的審批流程：由直接指導或從事該項工作的人員填寫《請購單》，經部門主管審核，總經理批準后交采購部制定采購計劃采購。

　　4．樣品試制物料的審批流程：如技術部生產樣品需用某種物料，公司未有此物料或為新增物料時，由技術部人員填寫《請購單》及圖紙資料，經部門主管審核，總經理批準后交資材部經理，由資材部依元件規格資料要求尋找供應商采購。

　　四、詢價、比價、議價、定價作業

　　1.本公司所有物料采購必須向經公司認可后的合格供應商購買，設備、器具以有信譽、有能力之生產廠商為詢價對象。

　　2.比價、議價：采購人員在合格供應商中選擇兩家以上廠商進行詢價，以利于比價作業進行，并從中挑選在品質、價格、交期與服務等方面符合公司要求的廠商；采購人員與廠商議后，將比價、議價結果報資材部經理。如客戶指定要求或特定技術時，不受此限。

　　3.議價過程必須明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。

　　4.定價：資材部經理依據議價結果選擇合適的供應商，簽訂《采購合同》及《物料定價表》經資材部經理審核、總經理批準后實施。

　　5.涉及技術性的圖紙或公司提供的樣品，資材部必須同外協廠簽訂技術保密協議，以保障公司利益。

　　五、《物料訂購單》的開立、分發與變更

　　1．所有原（物）料的采購必須采用本公司的《物料訂購單》，《物料訂購單》一式四份，一份由采購存檔，一份由財務結算，一份由倉庫收貨及進度跟蹤，一份供應商存檔。

　　2．采購人員在確認供方能夠滿足本次采購要求下填寫《物料訂購單》，并明確供應商名稱、制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時間、品質要求等，若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件,應在《物料訂購單》上注明所附文件的識別方式。

　　3．已下達的《物料訂購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消，必須在供應商未正式生產前通知供應商，否則供應商有權不予接受修改內容。如供應商已投產需測算數量及金額，報業務部與客戶協商處理。訂單修改后須編制新的《物料需求表》及《物料訂購單》并注明“修改”字樣，或注明原單號作廢字樣，取消并收回已經分發的《物料需求表》、《物料采購單》（含部分修改或全部修改）；訂單取消亦同。

　　六、采購物料的交期控制

　　1．采購人員在《物料訂購單》發出后要與供應商聯系確認交期與數量并回傳確認函，急單采購要將約定交期回復需求部門，并建立《采購臺帳》，在采購各個階段以電話、傳真形式聯絡供應商，跟催交期，如有異常不能按既定交期交貨時，應以書面形式，注明"異常原因"及"預定交貨日期"，呈資材部經理核示后轉送需求部門，依需求部門意見擬訂對策處理。

　　2．倉管人員應根據《物料訂購單》提供原（物）料到位的數量與質量信息，提醒采購人員未按交期到貨的信息，以利及時處理物料采購時出現的一系列異常。

　　七、驗收及入庫

　　1．采購物資到廠后，供應商將《送貨單》交倉管員，由倉管員引導供方將物資存放在待檢區。供應商《送貨單》必須注明我公司《物料訂購單》單號及訂購數量、送貨數量等信息。

　　2．由采購員和倉庫管理員在一個工作日內依《物料訂購單》對檢驗物資進行驗證。驗證內容包括：物料名稱、型號/規格/顏色/材質、產品包裝、標識、數量等，數量按抽樣比例進行量測，遵照孰少孰準嚴則按比例進行扣除。驗證合格后開具《送檢入庫單》在二小時內通知檢驗人員進行檢驗。檢驗合格后由倉管員依照定置管理進行歸位擺放，并依《送檢入庫單》及時填寫《存貨吊卡》和登記《存貨計數帳》；檢驗不合格需退貨的填報《驗退單》辦理退貨手續。

　　3．入庫數量與訂購數量必須相吻合，嚴格執行入庫數量上浮比率標準，超出部分填寫《驗退單》通知采購人員予以退回供應商處理。如供應商確需寄存于我司倉庫等待訂單的，由倉管員在《廠商寄存物料登記簿》上登記。并將寄存物料按定置管理擺放，并做好標識；交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但不影響訂單生產，有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核，經資材部經理同意，可免補交，短交如需補足時，倉管員應通知采購部門聯絡供應商處理。

　　4．由于品質不符合規定標準，但不影響顧客要求，或經過返修和挑選能達到規定標準的特采或降級物資，采購人員應與供應商聯系退換或返修，如由我公司特采或降級處理

，采購和倉管人員應跟蹤該批物資對我公司的費用影響，并通知供應商對該批物資進行折價或補償處理。

　　5．《送檢入庫單》須依據《物料訂購單》、《送貨單》或《發票》載明供應商名稱、訂購單號、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注，《送檢入庫單》經倉管員、檢驗員、倉庫主管簽字后將結算聯、財務聯連同送貨單、發票交采購人員。

　　6．采購人員對照《物料訂購單》、《送檢入庫單》、《發票》、合同、定價表進行核對，核對無誤后交采購經理復核并同時登記《采購臺帳》核銷采購訂單，復核后轉交財務辦理入帳手續。

　　八、采購費用的報銷

　　采購人員依據采購合同約定的付款周期到期辦理《付款申請書》，經財務核對無誤后交資材部經理、總經理審批，審批后交財務出納付款，并在《采購臺帳》中記錄。確認出納付款后在《采購臺帳》中沖銷應付款項。

　　十一、報表的填報

　　采購人員依據采購臺帳每月底報送《采購月報表》及《應付帳款余額表》，報送相關部門人員（財務、總經辦、資材部經理）。

　　十二．存檔

　　采購人員應對《制造通知單》、《生產計劃表》、《生產BOM表》、《技術BOM表》《物料需求表》、《物料訂購單》、《請購單》、《送檢入庫單》、《驗退單》、《采購合同》、《報價單》進行分類整理，按時間序時順序裝訂成冊存檔一年。

篇2：公司采購招標作業指導書

　　1.目的

　　規范公司采購招標作業程序,明確采購招標作業中各部門的職責。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有由合約管理部組織實施的施工、監理、造價咨詢、營銷、設計等服務的招標采購作業,由項目管理部、規劃設計中心、營銷中心自行經辦的招標采購作業不適用此規定。

　　3.術語和定義

　　3.1招投標委員會:是公司采購的決策機構及各種采購工作成果的最終審批機構;由公司主管副總及其他相關人員組成。

　　4.職責

　　4.1.合約管理部

　　4.1.1.負責公司授權范圍內的招標采購作業的組織;

　　4.1.2.負責組織招標文件的編制;

　　4.1.3.負責投標人資格審查的組織;

　　4.1.4.負責招標答疑工作的組織;

　　4.1.5.負責組織評標;

　　4.1.6.負責發出《中標通知書》和《未中標通知書》;

　　4.1.7.負責合同洽商的組織及合同的擬定、報批和簽訂。

　　4.2.工程管理部

　　4.2.1負責提供業務范圍內的技術要求

　　4.2.2負責業務范圍內招標文件的會簽;

　　4.2.3負責業務范圍內技術標的評審;

　　4.2.4參加業務范圍內的評標會議。

　　4.3.項目管理部

　　4.3.1.負責提供《工程采購進場需求計劃表》;

　　4.3.2.負責業務(來自:www.zonexcapitaltr.com)范圍內招標文件的會簽;

　　4.3.3.參加業務范圍內的評標會議。

　　4.4.預算管理部

　　4.4.1.負責業務范圍內經濟標的評審;

　　4.4.2.參加業務范圍內的評標會議。

　　4.5.規劃設計中心

　　4.5.1.負責提供采購所需的圖紙;

　　4.5.2.負責產品外觀品質標準及設計方案的確定;

　　4.5.3.負責評標過程中對上述內容的評定。

　　4.6.營銷管理中心

　　4.6.1負責提供業務范圍內的技術要求

　　4.6.2負責業務范圍內招標文件的會簽;

　　4.6.3負責業務范圍內技術標的評審;

　　4.6.4參加業務范圍內的評標會議。

　　4.7.公司招投標委員會

　　4.7.1.負責招標文件及投標人資格的審批;

　　4.7.2.參加評標會議并定標。

　　5.工作程序

　　5.1.招標準備階段

　　5.1.1.規劃設計中心提供采購用圖紙或設計方案;

　　5.1.2.合約管理部根據《公司采購管理程序》組織編制招標文件,填寫《招標文件審批表》后提交給各協助部門會簽。

　　5.1.3.合約管理部從《合格供方名錄》及《可試用供方名錄》中選取入圍供應商,并形成《招標單位確定表》。

　　5.1.4.根據各會簽部門的意見調整修改標書后會同《招標單位確定表》后報公司招投標委員會相關領導審批,審批記錄形成完整的《招標文件審批表》;

　　5.1.5.招標文件及投標人資格經審批通過后方可實施招標。

　　5.2.招標階段

　　5.2.1.招標文件發布

　　5.2.1.1.合約管理部根據招標文件規定的時間邀請入圍投標人參加招標。

　　5.2.1.2.招標文件發布會由合約管理文員負責發放。

　　5.2.1.3.所有參加投標的單位在標書發放登記表中簽字后領取招標文件;

　　5.2.2.招標文件答疑

　　5.2.2.1.合約管理部文員應須督促投標人按照招標文件規定的時間和方式填寫并提交需答疑事宜;

　　5.2.2.2.合約管理部召集工程管理部、預算管理部等職能部門進行答疑解答,并形成答疑紀要,按照標書規定的時間及方式給投標(來自:www.zonexcapitaltr.com)單位予以回復。5.2.2.3.答疑紀要原件經各職能部門各相關人員簽字確認后,與招標文件放于一處,同時由合約管理部存檔并發放評標部門。

　　5.2.3.開標

　　5.2.3.1.合約管理部按照招標文件規定的時間收取標書并組織開標。參加人員由招投標委員會中任三人組成;

　　5.2.3.2.開標結束后,形成《開標記錄表》,參與開標的人員在《開標記錄表》簽字確認。

　　5.2.4.評標定標

　　5.2.4.1.各相關部門依據投標人投標情況,對技術標及商務標進行對比分析及評定。形成《技術/商務投標情況對比分析表》;

　　5.2.4.2.合約管理部召集并組織招投標委員會人員按照《評標管理作業指導書》召開評標會,根據《技術/商務投標情況對比分析表》對投標人進行評分,選定中標人,評標過程形成《評標會議紀要》;與會各方在《評標會議紀要》上簽字確認。

　　5.2.4.3.合約管理部根據評標會的結論發《中標通知書》,同時知會未中標人。

　　5.2.5.廢標及廢標的處理

　　5.2.5.1.出現(不僅限于)以下情形,經評標會確定后可宣布本次招標須重新進行招標或改為競爭性談判,談判工作應按照在滿足技術的前提下由低向高的順序進行。

　　5.2.5.1.1未對招標文件的要求進行響應;

　　5.2.5.1.2多個投標人放棄投標或者投標人有弄虛作假、串通等行為;

　　5.3合同簽訂階段

　　5.3.5合約管理部按照《合同管理程序》進行合同洽商的組織、合同擬定、合同審批和合同簽訂。

　　5.4特殊事項說明

　　5.4.1可以通過傳真、電子郵件進行答疑,答疑形成文件必須存檔;

　　5.4.2《中標通知書》可在網上發布。

　　6.支持性文件

　　6.2《公司采購管理程序》;

　　6.3《合同管理程序》

　　7.相關記錄

　　7.2《招標文件審批表》;

　　7.3《投標單位審核確認表》;

　　7.4《評標會議紀要》;

　　7.5《開標記錄表》;

　　7.6《技術/商務投標情況對比分析表》;

　　7.7《中標通知書》;

　　7.8《未中標通知書》。

篇3：甲方采購作業指導書

　　甲方采購作業指導書

　　1.作業目的

　　為降低工程建設的成本，尤其是材料設備采購價格，發揮集團采購的優勢，保證工程質量，提高項目經濟效益。

　　2.主管崗位總工程師：掌握優先原則，批準采購計劃，選定供貨廠商。

　　協管崗位總建筑師，總經濟師：向總工程師在標準檔次和價格范圍等方面提供意見。

　　主辦崗位項目經理：編制采購計劃，組織考察，談判和協調工作。

　　協辦崗位土建工程師，設備工程師，成本控制：協助配合項目經理工作。

　　3.緊前工作條件

　　施工圖設計已經完成，材料設備清單確定。

　　4.采購范圍

　　總包合同明確由總包方采購的材料設備以外，單項價值超過50萬元的甲供或甲指乙定的材料設備。如：

　　4.1土建材料：商品混凝土，商品砂漿，建筑門窗，外墻涂料，彩瓦，墻磚地磚，石材，全裝修房的木地板，木門，內墻涂料等；

　　4.2設備：暖通空調，水處理，變配電，母線槽，電纜，橋架，全裝修房的衛生潔具，熱水設備，廚房家具，廚房設備，家用空調等。

　　4.3指定分包商：幕墻，電梯，安保，消防監控，智能化系統，機械車庫等。

　　5.采購優先原則

　　在同等品質和相近價格的前提下

　　供應商優先：與公司簽訂批量供貨優惠協議的供應商優先，列入公司合格供應商和合格分包商信息庫內的優先，合資優于民營，大廠優于小廠，同類產品的一家優于多家；

　　產品優先：名牌優于雜牌；

　　產地優先：國貨優于進口，本地優于外地。

　　6.作業描述

　　6.1項目經理是本項作業的責任人，成本控制和現場工程師分別在商務和技術方面做好協助工作。

　　6.2項目經理在開工后即需根據合同約定，施工圖紙及施工進度計劃編制材料設備采購計劃，內容包括：材料設備名稱、規格、標準、估算數量、預算控制范圍，內部報批時間，訂貨和供貨時間，供貨商推薦名錄等。編制時應聽取成本控制，土建和設備工程師的意見，協商一致后報總工程師。單項采購報告應在采購計劃的“內部報批時間”段內上報總工程師。

　　6.3總工程師收到采購報告后應在一星期內對是否符合優先原則，在檔次，功能，標準方面是否符合設計原意，是否允許超預算等方面逐項作出審核批復。報告敘述不清的退還重報，總工程師認為無把握批準的應親自參加考察后決定，批復前應征求總建筑師和總經濟師的意見并協商一致。

　　6.4采購方式采取以下四種形式

　　6.4.1直接指定符合批量供貨優惠協議的材料設備，項目經理應緊扣優惠協議的條款與指定供貨商談判，成本控制崗位應會同投資監理進行獨立的市場調查，比較同類產品的市場價格，保證確實享受到優惠?，F場工程師應會同施工監理仔細核對產品的質量標準，技術性能，使用功能和售后服務條件，保證不因價格優惠而降低產品的品質。談判到關鍵階段，可請總工程師出場作最后拍板。

　　6.4.2選擇指定符合公司合格供應商信息庫備案資料的材料設備，項目經理可選擇其中2~3家分別談判，按采購計劃的審批意見擇優選用。

　　6.4.3組織招標除上述兩項以外的采購項目由項目經理組織招標。

　　6.4.3.1委托投資監理（工程質量監理應于協助）制訂采購招標文件，內容應包括：投標公告或投標邀請書；投標人須知；投標書格式；技術規格、標準；貨物量清單（由施工單位負責提供，投資監理復核）；交貨時間表（由施工單位提供）；合同條款（一般條款和特殊條款）；必要的附件、保證金格式等。采購招標文件須經項目經理審核。

　　6.4.3.2項目經理通過網絡或媒體負責組織對外發布采購信息，對申請投標人進行資格預審、組織考察，發放招標文件。

　　6.4.3.3考察的重點是：企業生產規模和能力、生產技術與產品質量、產品市場占有率和知名度、管理體系、企業信譽和售后服務、資信水平等?？疾斓姆椒ㄊ牵貉b飾性建材以考察生產地為主，設備以考察使用地為主。

　　6.4.3.4項目經理負責組織在規定投標截止時間之前收集投標文件。

　　6.4.3.5項目經理負責組織公司內外的專業人員對投標文件進行仔細分析、對比，分列投標人的報價、技術標準、質量管理、售后服務、社會信譽等，進行綜合評價，篩選出有傾向意向的2~3家，并進行后續輪回的價格摸底談判，并要求供應商提供產品封樣。

　　6.4.3.6總工程師對項目經理推薦的中標人選在聽取協管崗位的意見后按照優先原則拍板。

　　6.4.4直接采購同類產品總價在50萬元以下的材料設備，由項目經理在投資監理和現場工程師的協助下，按照優先原則和貨比三家原則直接向社會采購。

　　6.5項目經理負責簽訂采購合同。明確采購數量、規格、質量標準、付款方式，交貨時間地點與方式、驗收地點和方法、產品質量保證、售后服務、多退少補，進口貨物的海關證明文件，糾紛處理等條款。

　　6.6為降低項目成本、減少項目組的工作量，除電梯、中央空調、廚衛設備外的其它材料設備宜采用甲指乙定的方式處理。即甲方經招標或談判指定的供貨商，最后由總包單位按照投標承諾或談判結果與之簽訂由甲方直接付款的供貨合同。

　　6.7對于既提供產品又附帶施工或安裝的專業供應商，項目經理應在不損害甲方利益的前提下做好供應商和總包的協調工作，達成供應商和總包的配合協議和安全協議。

　　6.8項目經理應指派現場工程師，工程監理和總包單位依據采

購合同對進場材料設備進行驗收。并由總包單位或安裝單位妥善接收保管。對不符合質量要求的材料設備予以退貨，并依據合同追究供貨商的違約責任。

　　6.9成本控制崗位應配合項目經理做好材料設備的成本核算工作，保證工程成本控制在目標范圍以內。

　　6.10為發揮公司的集團采購優勢，幾個項目若在相近時間內采購同類型的產品時，應由總工程師召集各項目的項目經理召開聯席會議，協調聯合采購事宜，以降低采購成本和工作量。

　　6.11甲供材料設備在施工或安裝過程中，項目經理應安排專人（通常為土建或設備工程師）負責催貨，驗收，交接，付款，缺少追加，多余退廠，余款結算等事宜。項目經理也可以經與總包單位協商總包管理費（或服務費），把接貨，倉儲管理和部分合同職任轉移給施工單位。

　　6.12工程完工后，對產品和服務質量均感滿意的供應商，項目經理有義務對其作出書面評價推薦給公司，在總工程師和協管崗位協商一致的前提下，將其信息輸入合格供應商信息庫。

　　6.13甲方人員在談判，考察等采購過程中的差旅費用從項目管理費中支列，不準出席供應商安排的宴請和娛樂活動，不準收受禮品，不準賤買產品。如發現甲方人員有串通投標，哄抬貴賣，甚至受賄索賄等違紀違法現象，將受到嚴肅查處。