公司文件管制規范（ISO9001：20**）

　　1、目的：制訂控制系統以控制企管文件以及質量和食品安全管理體系所有需要控制的文件，確保工作現場所使用的相應文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。

　　2、范圍：適用于企管文件以及質量和食品安全管理體系有關的文件和資料。

　　3、職責：

　　3.1企管部負責按本程序要求執行和維持本公司的文件控制系統。

　　3.2生產部負責法律法規及外來標準、技術資料等文件的控制。

　　3.3相關部門經理及其指定的成員需負責其部門所產生的一切文件。

　　3.4企管部負責監督文件的執行。

　　4、程序：

　　4.1定義

　　4.1.1電子文件：儲存在電子計算機上的文件。新版發出時，電腦自動更新。

　　4.1.2 OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，意為辦公室自動化，它是運用于企業辦公自動化的系統軟件，其它各種類型的WORD文件都可以在這一程序中運用。

　　4.1.3受控文件：指受更改控制的文件，即文件發生更改，應收回舊文件，重發新文件。

　　4.2公司文件的分類及編號表示：

　　4.2.1公司文件(以下簡稱文件)分為企管文件與質量和食品安全管理體系文件兩大類。

　　4.2.2企管文件包括：

　　4.2.2.1行政管理文件(編號表示示例：PJ-QG-*Z-**)

　　費用薪金類(編號表示示例：PJ-QG-CW-FY**)

　　4.2.2.2財務管理文件 獨立核算類(編號表示示例：PJ-QG-CW-HS**)

　　目標考核類(編號表示示例：PJ-QG-CW-MB**)

　　4.2.2.3生產/技術管理文件(編號表示示例：PJ-QG-SJ-**)

　　4.2.2.4營銷管理文件(編號表示示例：PJ-QG-Y*-**)

　　4.2.2.5綜合管理文件(編號表示示例：PJ-QG-ZH-**)

　　4.2.2.6 7S現場管理文件(編號表示示例：PJ-QG-7S-**)

　　4.2.2.7工作指引類文件(編號表示示例：PJ-QG-ZY-**)

　　注：**表示編號。

　　4.2.3質量和食品安全管理體系文件包括

　　4.2.3.1質量和食品安全管理手冊（編號表示示例：PJ-QM-01）

　　4.2.3.2作業程序包括HACCP計劃(編號表示示例：PJ-OP-**)

　　4.2.3.3操作指引(編號表示示例：PJ-WI-**-YY)

　　4.2.3.4記錄表格(編號表示示例: PJ-QR-**-YY.版次)

　　注:1.**為作業程序編號, YY為**作業程序下面操作指引的編號，由01開始。

　　2.版次為兩位阿拉伯數字，當版次為首版時省略。

　　4.3文件的編制、修改和報廢

　　4.3.1公司文件按以下程序編制

　　4.3.1.1公司有關部門根據要求和需要編制相關文件交企管部審核并統編。

　　4.3.1.2企管部組織有關部門討論文件草稿并根據討論情況修改后初步定稿。

　　4.3.1.3文件由文控員負責整理后按照文件批核表的要求進入流程，并經由相關主管簽批。

　　4.3.2公司文件的修改按以下程序進行

　　4.3.2.1有關部門根據管理需要填寫“文件修改申請單”。

　　4.3.2.2“文件修改申請單”經部門經理簽字后，首先交企管部相關審核人員審核，然后由審核人員組織相關部門或人員進行必要的討論，經確認后報企管部經理簽署意見同意后修改文件。文件修改完畢后將“文件修改申請單”交文控員統一保存。

　　4.3.2.3文件按照文件批核表的要求進行簽批。

　　4.3.3董事長、總經理或副總經理批準文件。

　　4.3.4文件的報廢：

　　4.3.4.1已經作廢的書面文件必須交還文控員。文控員應于發放新的書面文件時收回已作廢文件并作銷毀處理（但應保留一份原件至少三年以便追溯）。

　　4.3.4.2文件簽收人無正當理由不及時（自文控員通知起3日內）交回已作廢文件或文控員未履行收回職責的，每份文件扣罰責任人30元。

　　4.4文件的審批

　　4.4.1 方針、目標及質量和食品安全管理手冊由總經理批準頒布實施。

　　4.4.2程序文件由該程序的歸口部門負責組織編寫，相關部門經理會簽，某某工廠與某某工廠副總經理/總監審核，總經理批準。

　　4.4.3產品質量標準由某某工廠

與某某工廠生產部經理會簽，兩工廠副總經理審核后，總經理批準文件。

　　4.4.4工作指引類文件由相關部門經理審核，副總經理/總監批準。

　　4.4.5企業管理體系文件由相關部門經理審核，由副總經理/總監/總經理/總裁批準。

　　4.4.6需由部門經理簽批的文件，部門經理可授權適當人員簽批文件，而授權名單需以書面通知企管部。

　　4.2.7若授權批核人員缺席，可委派另一名同樣職權的授權批核人員以簽批其所控制的文件，有關授權安排需用書面通知企管部。

　　4.4.8質量和食品安全管理體系文件及企業管理體系文件詳細的批核人員見附錄：4.8.6

　　4.5文件的管理和分發

　　4.5.1企管部設專職文控員負責公司文件管理，具體做好以下工作：

　　4.5.1.1負責保管一份經批準的原稿文件，包括新文件和改版文件；負責保管“文件修改申請單”；電子文件存于OA系統。

　　4.5.1.2負責分發新生效文件，收回并撕毀已改版或已失效的書面文件。

　　4.5.1.3負責編制并隨時修改和保存質量和食品安全管理體系文件總表和企管文件總表，以反映出文件的最新版次。電子文件總表自動更新。

　　4.5.1.4負責文件的收發登記，建立“文件簽收單”。

　　4.5.1.5文件修改處用其它顏色（藍色）底部畫線表示。

　　4.5.2文件簽收人對自己簽收領用的文件，負責保管并填寫個人的《領用文件目錄總表》。

　　4.5.2.1文件簽收人在領文件時須將《領用文件目錄總表》交于文控員簽字確認。

　　4.5.2.2文件簽收人在歸還文件時，須將《領用文件目錄總表》一并交給文控員。

　　4.5.3文件簽收人可以另行指定專人代為簽收和保管文件，但有關文件管理責任由文件簽收人承擔。

　　4.5.4文件簽收人應保持領用文件整潔干凈，不得在文件封面或內頁上亂寫亂畫（空白處鉛筆加注的除外），違者每份文件扣罰責任人20元。

　　4.5.5公司文件的增發與補發必須經企管部經理批準，任何人不得擅自復印，違者每份文件扣罰責任人100元。

　　4.5.6任何人不得將公司文件私自帶出公司。因工作需要確需將文件帶出公司的，應向企管部經理申請并經總經理批準。違反本條規定的，每份文件扣罰責任人500元。

　　4.5.7文件簽收人丟失文件的，應及時告知主管并向企管部經理申請補發。企管部補發文件的同時，每份文件扣罰責任人50元。丟失文件不向主管匯報，不申請補發的，每份文件扣罰責任人500元。

　　4.5.8文件簽收人因故離開公司的，應按公司規定辦理文件交接。文件簽收人已離開公司但未按公司規定辦理文件交接的，每份文件扣罰責任人（主管和人力資源部經理）300元。文件簽收人指定的文件管理代理人未辦理文件交接離開公司的，每份文件扣罰文件簽收人100元。

　　4.5.9文件的發放由文控員按以下程序進行：

　　4.5.9.1填制文件封面及文件修改記錄（泰啤文控員負責）。

　　4.5.9.2按文件編號系統（見本文件4.2.2條款）為該文件編上文件編號及版次，再按文件批核表要求傳送有關部門簽批（泰啤文控員負責）。

　　4.5.9.3若相關部門對文件存有不同意見，泰啤企管部文控員需把文件返回到文件編輯部門，文件編輯部門須重新修訂，或向異議部門說明理由，待協商一致后簽字。

　　4.5.9.4修訂后，再由泰啤企管部文控員呈交相關部門簽批。

　　4.5.9.5當文件經所有部門核準后，企管部文控員需：

　　a）泰啤文控員在發放電子文件時，須發通知給相關的電腦終端。

　　b)按文件發放要求在文件生效前，把文件發至有權限在電腦終端閱讀此文件的部門或崗位，特殊部門或崗位可以發放書面文件。發放和歸檔原稿（電子文件）批準頁，質量和食品安全管理體系文件需蓋有“受控文件”印章，企管文件需蓋有“企管文件”印章。

　　4.5.9.6文件分發后，企管部文控員需：

　　a)文件生效后，打印此文件可訪人員名單（之后，再申請文件閱讀權限的，文控員不需再打印可訪人員名單，只需此文件改版時，予以申請人閱讀權限）進行存檔。

　　b)把書面文件（電子文件）原稿進行存檔。

　　c)更新文件總表（電子文件自動更新）。

　　4.5.9.7各部門因職位工作要求增加閱讀權限的，由企管部經理根據有關職位變動及電腦終端的增加并參照相關部門及崗位要求發放，不需申請。

　　4.5.9.8各部門因工作要求需要、書面文件遺失或損壞要求再發放的需由部門經理核準，再由企管部經理審批。

　　4.5.9.9特殊情況要求把文件帶出公司的，“文件申請單”則需由總經理或其授權人審批。

　　4.5.9.10所有領取的書面文件需加蓋受控/企管文件印章。

　　4.6文件的標準格式

　　4.6.1文件第一頁為封面，第二頁為文件修改記錄。具體見附后《標準文件封面、標準文件修改記錄格式》。

　　4.6.2公司文件根據內容需要，選用以下編寫格式：

　　目的-----文件編寫的目的。

　　范圍-----文件涉及的應用公司、部門或人員。

　　職責-----確保文件有效執行的有關部門或人員的職責。

　　程序/內容-----詳細敘述能達到文件目的所需的每一細則。

　　定義-----文件中任何會導致誤解或有特別解釋的名詞定義。

　　記錄-----根據需要列出與文件有關的表單內容（包括名稱、保存期限、保存部門）。

　　附件-----根據需要列出與文件有關的資料。

　　4.7其他管理規定

　　4.7.1所有文件內頁必須具備以下文件資料（見附錄4.8.4）：

　　4.7.1.1文件編號；（修改文件時編號不變）

　　4.7.1.2版次；（修改文件時版次做相應調整）

　　4.7.1.3文件名稱；

　　4.7.1.4頁數及總頁數。

　　4.7.2企管部門文控員編制并隨時更新《現行有效文件一覽表》，并在“公司OA／公共服務”上公布。

　　4.7.3文件所涉及的表格，按照文件（表格）簽批程序簽批后，由企管部文控員打印出標準格式，質量和食品安全體系文件涉及的表格需加蓋“受控質量記錄”印章后存檔。表格的新增、修改等執行記錄控制程序相關要求。文控員編制公司最新版次“記錄表格目錄”，分發至各部門以便使用（或在OA系統以電子公告版形式發布）。

　　4.7.4外來文件的管理

　　4.7.8.1所有外來的法律法規、產品標準、技術資料等使用前必須加蓋“外來文件”印章，經副總經理批核方可使用。

　　4.7.8.2生產部應定期查詢在用或引用法律法規、標準的適用性，若有更新應進行評審后及時更換，確保使用標準的有效。

　　4.7.5企管部文控員依據生產部提供的“外來文件登記表”，需編制并保存一份“外來文件總表”。

　　4.7.6公司文件每年底（12月份）進行一次全面檢討及修改以提升文件的質量。企管部負責制定相關檢討要求及征求意見方案。

　　4.7.7電腦維護員須每月備份一次OA系統中的發文管理部分，在對軟件修改或升級等原因更改后須重新備份。

　　4.7.8所有蓋“供參考用”印章的文件為非受控文件，非受控文件不會自動更新，非受控/企管文件的發放應予以記錄。非受控文件不以電子文檔形式發放。

　　4.7.9文件下發后，各部門經理/主管應于文件實施前針對文件的要點向執行作業人員進行講解和宣貫，確保文件執行人員對文件的理解，同時責任部門保留文件學習的證據。

　　4.8附錄

　　4.8.1文件控制流程；

　　4.8.2標準文件封面；

　　4.8.3文件修改記錄；

　　4.8.4標準文件內頁；

　　4.8.5“企管文件”“作廢文件”、“供參考用”、“受控文件”、“外部文件”、“受控質量記錄”印章；

　　4.8.6文件批核表。

　　發放范圍：所有使用OA人員。

篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規范

　　黨校文件、材料歸檔工作規范

　　一、文件、材料歸檔范圍

　　凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的文件、材料，均屬歸檔范圍。

　　(一)上級機關文件、材料

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件、材料;

　　2、上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要執行的文件以及普發的、非本機關主管業務，但要貫徹執行的法規性文件;

　　3、上級機關領導視察、檢查本機關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料;

　　4、上級機關及領導同志，在于本機關有關的文件、材料上的批示和下達的督查近期形成的辦結材料;

　　5、本機關負責同志與上級領導同志有關工作問題的重要來往文書;

　　6、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上級機關轉發本機關的文件。

　　(二)本機關文件、材料

　　1、本機關黨委會議文件、材料，本機關召開的工作會議、專業會議文件、材料;

　　2、本機關印發的(包括轉發給予其他機關聯合印發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件;

　　4、本機關工作中形成的重要工作計劃、總結報告;

　　5、本機關編印的周迅、簡報的印件和底稿

　　6、本機關制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本機關業務活動和科研成果的專業文件材料;

　　8、本機關檢查下級機關工作、調查研究行成的重要文件材料;

　　9、本機關各種統計報表和統計分析資料;

　　10、本機關形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　11、本機關黨、團、工會及婦委會在工作活動中形成的重要文件材料;

　　12、本機關在公務活動中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領導同志從外地帶回的同本機關有關的文件材料;

　　13、本機關征用土地及基本建設工程施工、竣工、購置大中型設備的圖紙及文件材料等;

　　14、本機關機構成立、合并、撤銷、更改名稱、起用印信及人員編制等文件材料;

　　15、本機關制定的工作制度等文件材料;

　　16、本機關干部的任免、調配，專業技術職務評定、聘任，干部與職工的錄用、轉正、定級、調資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團員、干部、工人的名冊及報表;

　　17、本機關干部、工人的工資表，行政、黨、團組織關系介紹信及存根;

　　18、本機關黨組織的重要文件材料;

　　19、本機關財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。

　　(三)下級機關文件材料

　　各縣區黨校主送市委黨校的重要報告、工作計劃、總結、典型材料。

　　二、歸檔時間與辦法

　　(一)本機關制發的各類文稿印件三份連同底稿隨時送交檔案室。

　　(二)本機關的黨委會議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。

　　(三)校領導同志和各處室長參加各種會議帶回的文件、材料，會議參加者應在回單位后一個月內向檔案室移交。

　　(四)教學檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務處、科研處、組織處向檔案室移交。

　　(五)學員檔案于第二年的第一個月，分別由行干處、業教處向檔案室移交。

　　(六)上級領導檢查工作時的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內由有關處室向檔案室移交。

　　(七)黨校召開的各種會議的錄音、錄像、照片，由會議承辦處室，一月內向檔案室移交。

　　(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經領導審閱后，打印成冊移交檔案室。

　　(九)其他需要存檔的材料，由各有關處室于第二年第一季度向檔案室移交。

篇3：某黨校文件處理工作規范

　　黨校文件處理工作規范

　　一、文件收發

　　(一)機要文件收發

　　凡是中央、中央辦公廳、省委、省委辦公廳以及國務院、國務院辦公廳、省政府、省政府辦公廳所發的各類文件，均屬機要文件。

　　1、簽收、清點。每次收取機要件時，要根據發文單所列內容，認真核對、清點。

　　2、分類、登記。文件取回后，按不同層次、類別進行分類、登記。

　　(二)普發文件收發

　　凡是市委、市委辦、市政府、市政府辦公室及有關部門發來的文件、電報、會議材料等，均屬于普發文件。

　　1、取文。每周到市委文件交換站取文件2-3次。

　　2、分類、登記。每次取回文件后，要進行分類、登記。

　　(三)網上文件收發

　　凡是通過政務網發來的文件、電報、簡報、通知等，均屬于網上收文。

　　1、每天一上班，首先要打開政務網，查看是否有文件或通知，每天要查看6-8次;每個工作日的下午下班時再關閉政務網。

　　2、通過政務網發來的文件，每天都要及時拆離、保存、打印;會議通知要及時打印，送辦公室主任簽批，并通知參加會議的領導或有關人員本人。

　　二、文件傳閱

　　(一)各類文件收到后，要認真登記、分類，附上文件傳閱單，送辦公室主任閱批，急件要急送。

　　(二)按辦公室主任的批示及文件傳閱范圍，及時進行傳閱，對送出的傳閱件要及時收回;機要件的傳閱、收回，都要有登記，不能在外“過夜”，以確保文件安全、準確、及時運轉。

　　(三)對有關領導在傳閱件上的批示，要及時轉告有關部門或有關人員，并及時向辦公室主任報告，視情做出安排。

　　(四)文件傳閱、辦理完畢后，要立卷歸檔。

　　(五)傳閱完畢后的文件，可供借閱使用，要嚴格借閱手續，防止丟失和損壞，一般不得帶出保密室。

　　三、市委黨校各類文件分發

　　(一)凡是市委黨?；蚴形h校與其他單位聯合制發的文件，一律按發放范圍、份數發放。

　　(二)發送校領導及各處室的文件，要及時發送;發往各縣(區)委黨校、市直各部門的文件，一律用信封裝好，分別郵寄或送文件交換站。