成本管理體系文件控制程序

　　1、目的

　　文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據，對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件，防止誤用文件，以促進成本管理體系的有效運行。

　　2、范圍

　　本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。

　　3、職責

　　3.1成本部是文件控制的歸口管理部門，負責公司體系文件的控制與管理。

　　3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

　　3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。

　　4、工作程序

　　4.1文件的分類：

　　成本管理體系文件包括：

　　a）綱領性文件：成本管理手冊；

　　b）程序性文件：各種控制程序；

　　c）控制成本水平和發生過程的文件：各種規章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。

　　上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

　　4.2文件的編制

　　4.2.1文件的編制應按規定的職責進行，成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制，控制成本水平和發生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。

　　4.2.2文件的編制應注意：

　　a）與成本管理體系要求的其他文件相適應，注意與其他文件的相容性，不得與其他文件相抵觸或矛盾；

　　b）所編制的文件內容應盡可能全面、系統，該說的一定要說到；

　　c）所編制的文件一定要結合本公司的實際情況，注意文件的可操作性；

　　d）所編制的文件，不得與成本管理標準和有關法律法規相抵觸；

　　e）成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據的成本管理標準；

　　f）文件作為成本管理活動的依據，其內容必須科學合理并確保文件的適用性。

　　4.3文件的評審

　　4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審，確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行，并做好《文件評審記錄》。

　　4.3.2對文件評審的結果，可確定是否需要修改和補充或更新文件，如果需要修改文件，修改后必須再次得到批準。

　　4.3.3文件評審的方式可采用會議評審，也可采用會簽評審。

　　4.4文件的批準

　　4.4.1文件的批準應按授權范圍進行，總經理負責批準《成本管理手冊》，體系負責人負責批準程序文件，第三層控制成本水平和發生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。

　　4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件，一律不得使用，使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。

　　4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。

　　4.4.4對外來文件，相關授權人員也應進行批準，批準時應主要考慮文件的適用性。

　　4.5文件的發放

　　4.5.1文件的發放由各文件管理部門進行，其發放的范圍應得到批準，并嚴格按已批準的發放范圍進行發放，確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

　　4.5.2受控文件的發放，由各部門的文件管理人員填寫《文件發放登記表》，并注明分發的受控號，文件的領用人應在《文件發放登記表》中簽字領取，便于追溯。

　　4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員，以防止因文件影響成本管理活動。

　　4.6文件的使用

　　4.6.1文件使用部門及文件持有人，在使用文件時應全面理解，正確使用，使文件真正發揮指導和規范成本管理活動和成本管理行為的作用。

　　4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現行受控文件清單》中所規定的文件范圍使用文件，并識別是否是現行修訂狀態的有效版本，清單以外的文件不得使用。

　　4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件，以防止文件的損壞、丟失，當所使用的文件損壞嚴重，影響使用時，文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續，交回破損的文件，補發新文件，其分發號可繼續沿用原分發號，文件管理部門在補發新文件時仍執行4.5.2條規定。

　　4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理，按4.9條規定執行。

　　4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后，應按4.6.3條有關規定辦理補發手續，但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發文件時，給出新的分發控制號，應注明丟失文件的分發號作廢，必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。

　　4.6.6文件在使用過程中，如果發現文件不適用或不可操作時，有關部門/單位和人員應予以記錄，并與文件管理部門聯系更改，可按4.7條有關規定執行。

　　4.7文件的更改

　　4.7.1文件的更改，應由文件的使用部門或文件管理部門提出，并說明更改原因，報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行，并做好《文件更改記錄》。

　　4.7.2文件更改的批準，原則上應由原批準人批準，如原批準人不在時，可由接替其職務的人員進行批準，但必須掌握原批準依據的有關背景

資料。

　　4.7.3文件更改后，由文件管理員進行換頁處理，并注明更改狀態標識和生效日期。對重要更改，由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議，闡明更改內容和性質，并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

　　4.7.4文件更改后，文件主管部門應及時修訂《現行受控文件清單》中的更改狀態，確保各使用場合能識別文件的現行修訂狀態，防止誤用文件。

　　4.8文件的換版

　　4.8.1文件可多次更改（修訂狀態從0-9），當文件需進行大幅度更改時，應進行換版，原版次文件作廢，換發新版本文件。

　　4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規定進行審批，其發放仍按4.5.2條規定執行。

　　4.8.3換版后的文件發放時，應收回原版次的作廢文件，并按4.9條有關規定執行。

　　4.9文件的作廢與處理

　　4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發放登記表》中的發放狀態收回，并填寫《作廢文件登記表》，確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件，以防止失效和/或作廢文件的非預期使用。

　　4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件，文件管理部門應統一銷毀，并作好《文件銷毀記錄》。

　　4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件，應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況，不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據。

　　4.10文件的管理

　　4.10.1文件應有唯一性的準確標識，以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規則正確實施文件編號。

　　注：文件類號：SC——成本管理手冊

　　C*——程序文件

　　GZ——規章制度

　　YS——預算

　　DE——定額

　　JH——計劃

　　FA——方案

　　例：《文件控制程序》的編號為：××/C*-01-20**其中：××——××機械制造有限公司；C*——程序文件；01——第1號程序文件；20**——20**年版。

　　4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存，文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失，所有電子版文件均應有備份，并進行適當的標識。

　　4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時，應辦理借閱手續，經有關人員批準后方可借閱，并保證在規定的期限內歸還所借閱的文件，到期未歸還的，應由文件管理員負責收回，原版文件一律不得外借，以防止其丟失或損壞。

　　4.10.4為提供信任向外部（包括：政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等）提供文件，以證實本公司成本管理和成本保證能力時，文件主管部門只提供《成本管理手冊》，不得提供程序性和控制成本水平及發生過程的文件，若必須提供第二層和第三層文件時，應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時，也應按4.9.1條規定收回作廢文件，更換新文件。

　　4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現行受控文件清單》，報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現行受控文件清單》，并在清單中標明所有文件的現行修訂狀態，以確保各部門和各類人員能識別文件的現行修訂狀態，并按規定的文件范圍使用現行文件的有效版本。

　　4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識，非受控文件可不作非受控標識，但仍然按規定進行編號。

　　4.10.7文件復制（包括：復印、拷貝等），必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準，并按批準的份數復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章，復制件的發放，也應按4.5.2條規定執行。

　　4.10.8各部門和單位使用的有效文件，應保持清晰可辯，標識正確，易于識別，存貯應便于檢索，可利用文件的目錄和文件的編號進行www.zonexcapitaltr.com分類，確保使用時能快速查找。

　　4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規定檢查各類現行文件的有效性，并填寫《文件有效性檢查記錄》，發現問題，及時處理。

　　4.10.10各部門和單位對現行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環節，應注意文件的保密性，對文件的保密內容不得向外透漏，必要時應在文件上進行密級標識。

　　4.11外來文件的控制

　　文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件，必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件，如標準和法規等，應由文件歸口管理部門的負責人批準后，方可使用。對外來文件的發放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規定執行。

　　4.12對提供信任的客觀證據文件——記錄的控制，應按《記錄控制程序》執行。

　　4.13文件是信息及其承載媒體，這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

　　5、相關/支持性文件

　　5.1《記錄控制程序》

　　6、記錄

　　6.1《文件發放登記表》

　　6.2《文件評審記錄》

　　6.3《現行受控文件清單》

　　6.4《文件更改記錄》

　　6.5《文件銷毀記錄》

　　6.6《作廢文件登記表》

　　6.7《文件歸檔登記表》

　　6.8《文件有效性檢查記錄》

　　6.9《文件更改申請單》

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：房地產公司文件控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制,確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制,包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1 工程部是文件控制的主管部門,主要負責:

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況;

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2 總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;

　　3.3 各部門負責分管范圍內的文件管理工作;

　　3.4 項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范圍:

　　4.1.1 用以指導質量體系運行的文件和資料,包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件;

　　4.1.2 用以指導項目具體運作的文件和資料;

　　4.1.3 外來文件和資料,包括:法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2 文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定,由文件的歸口管理部門負責編制文件,并由規定的授權人進行審核和批準:

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經理批準;

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制,部門經理審核,管理者代表批準;

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制,根據各業務活動的有關規定,由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記,由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2 文件的編寫要求,執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3 文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法,對文件進行編號。

　　4.3.2 對質量手冊和質量管理作業文件,需加唯一性標識以識別,對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件,具備授權人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規等資料,不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍,由發放部門做好發放登記,填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發放章,登記發放情況。

　　4.3.3 各部門資料員負責簽收文件,填寫"文件接收登記表"。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改時,由更改部門填寫"文件更改申請/通知單",說明更改的理由和內容,并由原審批人審批,當原審批人因故不能審批時,應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2 文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3 各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動,采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態,以字母"G"加順序數字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后,應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改,執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5 文件的保存與回收

　　4.5.1 對歸檔文件和資料的保存和管理,執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料,由部門資料員負責妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3 受控文件不得隨意復印,需要時,應向其歸控管理部門申請,批準后,方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后,由原發放部門負責將作廢版本進行回收,并進行記錄,對作廢的文件和資料需保留以備參考時,應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6 外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件,由接收部門負責進行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規,由總經理工作部負責簽收登記,交分管領導簽批后貫徹實施;

　　b)工程施工技術類文件,由工程部負責保存和處理,對建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2 各部門按照分工管理范圍,負責主動收集相應的外來文件(如:最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等),并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7 項目部負責工程項目的圖紙使用管理,執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8 總經理工作部負責公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9 總經理工作部負責公司的信函管理,做好信函的收發和處理工作,執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10 總經理工作部負責公司的圖書資料管理,執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11 工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查,并結合質量管理體系審核以及整改等工作,進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR05-01 文件發放登記表

　　5.2 QR05-02 文件接收登記表

　　5.3 QR05-03 文件借閱登記表

　　5.4 QR05-04 文件更改申請/通知單

　　5.5 QR05-05 受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　; 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》