工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強zz石油（集團）工貿有限公司油品調運分公司（以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”）會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務于公司的各項經營活動，根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油（集團）工貿有限公司會計檔案管理辦法》，并結合公司實際，特制定本制度。

　　第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

　　第三條 本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

　　第二章 組織機構及職責

　　第四條 公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

　　第五條 公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

　　第三章 會計檔案管理范圍

　　第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

　?。ㄒ唬嫅{證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

　?。ǘ嬞~簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

　?。ㄈ媹蟊碇饕胸攧罩笜丝靾蠹霸?、季、年度會計報表（包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等）。

　?。ㄋ模┙洕贤?、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

　　第四章 會計檔案的整理立卷

　　第七條 每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

　　第八條 會計年度終了后，應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

　?。ㄒ唬┓诸悩藴式y一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；

　?。ǘn案形成統一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一；

　?。ㄈ┕芾硪蠼y一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

　　第九條 會計憑證的立卷

　?。ㄒ唬┌丛铝⒕恚捍卧聦⒀b訂成冊的憑證，統一登記至會計檔案保管清冊。

　?。ǘ{證裝訂

　　1. 會計憑證裝訂前的準備工作：

　?。?）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；

　?。?）摘除憑證內的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

　?。?）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全；

　?。?）記賬憑證上有關人員（如復核、記賬、制單等）的簽字和印章是否齊全；

　?。?）按憑證號碼的順序歸集（如按上、中、下旬匯總歸集），根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

　　2. 會計憑證裝訂時的要求：

　?。?）用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；

　?。?）憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證；

　?。?）裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。

　　3. 會計憑證裝訂后的注意事項：

　?。?）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

　?。?）在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱；一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔；

　?。?）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　第十條 會計賬簿的立卷

　　各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷?；疽笫牵?/P>

　?。ㄒ唬嬞~簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容；

　?。ǘ┵~簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；

　?。ㄈ嬞~簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底；

　?。ㄋ模┍Ａ粢咽褂眠^的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

　?。ㄎ澹┒鄼谑交铐撡~、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；

　?。嬞~簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；

　?。ㄆ撸┵~簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章；

　?。ò耍┭b訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　第十一條 會計報表的裝訂

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一立卷保管。

　　會計報表裝訂要求：

　?。ㄒ唬媹蟊硌b訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角；如有

損壞部位，應對其修補后，完整無缺地裝訂；

　?。ǘ媹蟊硌b訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

　　第十二條 其他會計核算資料的立卷

　　會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：

　?。ㄒ唬┓诸愓?，按順序排列，檢查資料是否齊全；

　?。ǘ┱頇z查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺失要查明原因。

　　第五章 會計檔案的歸檔

　　第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務資產部門保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中，需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交，由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》（一式兩份），一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

　　第十四條 會計檔案的保管

　　會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。

　　第十五條 機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。

　　第六章 會計檔案的借閱使用

　　第十六條 財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

　　第十七條 檔案在財務資產部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經總會計師批準后，方可辦理借閱手續；借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經總會計師批準。

　　第十八條 會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續，具體參見檔案管理相關規定。

　　第七章 會計檔案的保管期限

　　第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。

　　第二十條 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

　　第八章 會計檔案的銷毀

　　第二十二條 保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：

　?。ㄒ唬┯删C合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　?。ǘ嫏n案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

　?。ㄈ╀N毀會計檔案時，綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

　?。ㄋ模┍O銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告總會計師、經理。

　　第二十三條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第九章 附則

　　第二十四條 本制度由財務資產部負責解釋。

　　第二十五條 本制度未盡事宜，按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

　　第二十六條 本制度自頒發之日起施行

　　附件一：

　　工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

　　序號檔案名稱保管期限備注

　　一、會計憑證類

　　1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

　　二、會計賬簿類

　　2日記賬15年

　　其中：現金和銀行存款日記賬25年

　　3明細賬15年

　　4總賬15年包括日記總賬

　　5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

　　6輔助賬簿15年

　　三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

　　7主要財務指標快報3年包括文字分析

　　8月、季度財務報告3年包括文字分析

　　9年度財務報告永久包括文字分析

　　四、其他類

　　10會計移交清冊15年

　　11會計檔案保管清冊永久

　　12會計檔案銷毀清冊永久

　　13銀行余額調節表5年

　　14銀行對賬單5年

　　15月度現金盤點表5年

篇2：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

篇3：房地產股份公司會計檔案管理制度

　　房地產股份有限公司會計檔案管理制度

　　為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，符合會計基礎規范化的要求，公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，特制定本制度。

　　一、會計檔案立卷管理辦法

　　1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱、單位地址，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計帳本：每月結帳后，將打印出來的會計帳簿加具封面，裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標簽，將會計帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財務文件：財務文件、審計報告等按文件內容進行分類，按立案時間打出文件清單，標上標簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計檔案調閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續進行，財務部查閱檔案資料，要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續;外調檔案，必須經財務部主管批準，并付上借閱檔案借據，寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計檔案保管期限

　　1、會計憑證：

　?、僭紤{證、記帳憑證保管期限為15年;

　?、阢y行存款余額調節表保管期限為3年;

　　2、會計帳簿：

　?、佻F金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

　?、诿骷殠け９芷谙逓?5年;

　?、劭値け９芷谙逓?5年;

　?、茌o助帳簿保管期限為15年;

　?、莨潭ㄙY產卡片在固定資產清理報廢后保存5年。

　　3、會計報表：

　?、僭?、季度會計報表保管期限為15年;

　?、谀甓葧媹蟊肀９芷谙逓橛谰?。

　　4、其他：

　?、贂嬕平磺鍍员９芷谙逓?5年

　?、跁嫏n案保管清冊保管期為永久

　?、蹠嫏n案銷毀清冊保管期為永久

　?、茔y行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計檔案銷毀

　　根據會計檔案保管期限，銷毀會計檔案時，到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監銷。