學校物業行政辦公室工作管理規定

　　一、公文管理規定

　　(一)總則

　　為加強公司公文管理，使之規范化、制度化、科學化，根據學校有關公文處理規定，結合公司實際特制定本辦法。

　　1.公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。

　　2.公司公文實行統一管理。公司各類公文統一由行政辦公室負責簽收、分辦、處理、存檔。公司領導不得直接受理公文。

　　3.各部門及有關人員，對公文中涉及國家、政府、學校、公司應保密的事項，必須嚴守秘密，不準隨便向他人泄露。

　　4.公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數，由發文單位主管領導根據文件內容確定。

　　5.公司發文的程序為：擬稿、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

　　6.公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

　　(二)草擬公文應注意以下事項：

　　1.內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。

　　2.反應情況要客觀，實事求是。

　　3.文字要準確、精煉，條理要清楚，層次。

　　二、印信使用管理規定

　　(一)總則

　　為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發生，特制定本辦法。

　　(二)印章的刻制

　　公司印章刻制均須報總經理批準，由行政辦公室出具公司介紹信，各部門方可到正規的印章刻制店刻制。印章的形體和規格，按國家有關規定執行。

　　(三)印章的啟用

　　1.新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。

　　2.印章啟用應事先發啟用通知，注明啟用日期、發放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油，以示首次使用。

　　(四)印章的保管、交接和停用　　公司各類印章必須有專人保管。

　　1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定行政人員保管。

　　2.各部門印章由各部門指定專人負責保管。

　　3.印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

　　4.印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準委托他人代管。

　　5.印章移交須辦理手續，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。

　　(五)有下列情況，印章須停用：

　　1.機構變動或機構名稱改變。

　　2.上級部門通知改變印章圖樣。

　　3.印章使用損壞。

　　4.印章遺失或被竊，聲明作廢。

　　(六)印章停用要提出處理辦法，并報經領導批準，及時停用印章送制發機關封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。

　　三、印章的使用

　　(一)使用范圍

　　1.凡屬以公司名義對外、對內發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。

　　2.凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章。

　　3.凡屬合同類的用合同專用章。

　　4.凡屬財務會計業務的用財務專用章。

　　(二)使用印章，一律實行審批制度。凡經領導批準方可蓋章，其權限分級掌握，使用哪級印章，由哪級領導批準，并由其負責。凡不符合用印需要的，均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄，領導在該表簽批。

　　(三)使用印章，一律實行登記制度，注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。

　　(四)代章或因工作急需而又無合適印章，可采用借章辦法，借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。

　　(五)使用印章時，保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查，發現問題及時請示領導，妥善解決。

　　(六)嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免延誤工作。

　　四、介紹信管理

　　(一)介紹信種類：存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)

　　(二)介紹信一般由行政辦秘書負責保存。

　　(三)介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門負責人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領導審批。

　　(四)嚴禁開出空白介紹信。

　　五、附則

　　(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信，造成丟失、盜用、仿制等，依情節輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。

　　(二)本辦法由行政辦公室解釋、補充，由公司總經理辦公會議通過后頒布生效。

篇2：中學辦公室財產管理規定

　　E中學辦公室財產管理規定

　　(1)為了合理使用教育經費，各部門及員工除領取正常的辦公用品外，其余一切物品由總務處嚴格保管，確實需要的物品必須經總務處批準,金額較大的物品必須請示學校主管校長批準。

　　(2)一切屬于個人經管的辦公桌,椅,櫥,柜等物品必須一一登記在冊,一式兩份,本人與總務處各一份物品的增減要到總務簽字登記,物品丟失損壞照價賠償.

　　(3) 各部門(辦公室)物品(空調,電腦,電話,電扇,門,窗等),采取集體承包原則,做到妥善保管和使用,正常損耗無法修復的要辦理報廢手續,經主管校長批準備案,如因保管或使用不妥造成損失的由直接責任人或集體承擔.

　　(4) 學校每學期利用期末考試前要清查盤點一次,學校物資的收發、領退、消耗都要有記錄,做到帳物相符.

篇3：辦公室辦公區域管理規定

　　辦公區域管理規定

　　1.目的：

　　規范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環境，以提高辦公質量與效率。

　　2.職責/權限：

　　行政人事部：負責辦公室的整體日常監管與處理突發事件;辦公室人員及財產安全的監管。

　　其他部門負責人：所屬辦公室日常事務的管理，協助處理各種異常情況。

　　3.工作要求：

　　辦公室職員工作紀律：

　　1.辦公室人員須保持儀容儀表整潔，工作時間一律按規定著裝。

　　2.文明禮貌待人，嚴禁大聲喧嘩。

　　3.室溫25℃以上方可以開啟空調，溫度調節不得低于18℃(含)以下。

　　4.保持個人辦公臺面整潔。

　　5.做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內。

　　6.原則上辦公室內嚴禁吸煙，需要吸煙請到吸煙區。

　　7.非客戶接洽、會議召開、集體討論，任何人不得私自占用會議室與洽談室。

　　8.在使用公共場所(會議室、洽淡室、閱覽室、培訓室等)完畢后，使用人員應當恢復原狀并做好清潔整理工作。

　　9.除工作需要外，辦公室人員不準利用公司電腦上網。

　　10.接打電話應言簡意賅、長話短說，嚴禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公區域內接打私人電話。

　　11.上班時間嚴禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進行集體討論時，在洽談室或會議室內進行。

　　12.公司內部*與會議，除特殊情況(需提前向會議主持人請假)外，皆須準時參加。

　　13.前臺(前臺文員/前臺保安員)要負責整個前臺區、入門大廳的管理。前臺禁止無關人員閑坐。

　　14.下午17：30-18：00，如遇加班,加班部門須將當晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準后交前臺保安。

　　15.下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關閉水、燈、空調、電腦、傳真機、復印/傳真機、門窗等。

　　16.上班時間，公司內部通用性語言提倡普通話，除業務上來往之外，一律不講其他方言。

　　辦公室職員著裝要求：

　　1.為樹立和保持公司良好的社會形象，實現規范化管理，本公司職員應按要求著裝。

　　2.辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。

　　3.頭發梳理須整齊。男職員頭發不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔;女職員上班提倡化淡妝。

　　4.各部門負責人應認真配合，督促屬下職員共同遵照執行。

　　4.具體日常工作管理：

　　復印/傳真機管理──

　　1.有復印/傳真機部門安排專人負責復印/傳真機的維護與保養，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機器的行為。

　　2.復印/傳真機發生故障應立即關機，行政人事部須做好標識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復印/傳真機完全修好后方可作業。

　　3.行政人事部文秘人員應擔保復印紙張供應及碳粉補充以使復印工作得以順利進行。

　　4.節約用紙，復印完后，注意保持復印區域整潔。

　　5.各部門復印用紙由行政人事部統一申購，復印時行政人事部要監督復印人員節約。

　　6.非公司人員嚴禁私自使用本公司復印/傳真機，禁止幫非公司人員復印/打印文件資料。

　　7.行政人事部人員上下班時應檢查復印/傳真機的開關情況。

　　電話管理──

　　1.公司電話是公司與外界、內部部門之間交流信息、聯絡工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用外線長途電話要經部門負責人同意后方可使用。

　　2.正常工作聯絡應長話短說，提高效率。通話時間應控制在3分鐘以內，特殊情況不超過5分鐘。

　　3.公司對長途電話進行嚴格控管，一般分機電話只可拔打市話。

　　4.電話鈴響3聲內就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。

　　5.接聽電話須認真仔細聽取對方講述的內容，必要時可禮貌要求對方重復，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關人員。

　　管理人員手機使用管理──

　　1.對于公司已給予電話費補助的管理人員(包括特殊職位人員)，其手機必須24小時開機。

　　2.管理人員休假時，其手機也必須正常開機;跨區域無網絡的，須公布備用號碼。

　　3.管理人員不應頻繁更換手機號碼，如因特殊原因需更換號碼的，須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。

　　4.管理人員手機必須保持有話費，不足時應及時繳費或充值。

　　5.行政人事部須不定時抽查開機情況，嚴禁出現停機或關機情況。

　　6.一個月出現三次停機或關機現象，對工作造成影響的，酌情取消相關管理人員該月話費補助。

　　7.參加會議或培訓時，手機一律關機或調為振動，中途需要接打電話須向會議主持或培訓講師舉手請假，同意后方可外出接打電話。

　　8.手機補助話費按公司規定的職級標準發放，根據職級、工作性質的變動而調整。

　　辦公室職員接待訪客技能與禮儀──

　　1.前臺負責回答www.zonexcapitaltr.com訪客的詢問，了解來訪目的，協助作好訪客登記，通知相關部門人員到前臺接待。

　　2.部門會議及訪客接待由部門文員跟進，公司例會接待由行政人事部負責跟進。

　　3.訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關系，以及通訊地址等。

　　4.訪客接待基本禮儀：

　　4.1客人來訪時，應立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當對方遞過名片來時，應用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。

　　4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。

　　4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調，在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。

　　4.4在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應用手按住門，讓訪客先行進入并指引落座;如果門向內開，應先進入，按住門后再請訪客入內。

　　4.5進入室內后，應請客人坐上位(離入口較遠處)，并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應以正面倒走方式退出，并關上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

　　4.6面談時，應當在適當的時候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應當在適當時間入內添加茶水;面談結束后，應將訪客的物品交給對方，若發現訪客離開后有遺忘之物，應馬上上報處理。

　　4.7辦公室人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應先開窗通風。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應馬上清除?？傊?，無論在何時，或處于何種狀態，辦公室人員都應以最快捷的速度迎接訪客。

　　前臺管理──

　　1.前臺為公司形象，由前臺文員與前臺保安員共同組成，負責訪客接待、辦公室人員/大件物品進出監管。

　　2.為樹立公司形象，前臺保安應一律在大門旁站崗，遇公司部門經理以上人員及客人來訪時要行禮。

　　3.前臺總機接聽電話時應使用甜美標準的普通話講：“您好!研成科技”或“研成科技，您好!”。

　　4.前臺人員未經允許嚴禁離崗。有資料/物品轉遞，須與前臺保安打好招呼并盡快返回。

　　5.前臺對公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對找高層管理的客人，問清事先有無預約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時可以引領至部門。

　　6.各部門來訪客人需進辦公室洽談的，由各部門文員第一時間迎接。

　　7.部門訪客必須至前臺登記，嚴禁未經登記私闖辦公室現象。

　　8.應聘人員由前臺通知行政人事部招聘人員專職接待。

　　9.晚七點開始，所有進出辦公室人員(經理級以下)，必須在前臺詳細登記進出辦公室的時間及事由。

　　辦公設施設備管理──

　　1.辦公室設施/設備(單價在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部負責。

　　2.行政人事部與財務部對公司所有辦公設施/設備建立清冊，每月做一次盤點。

　　3.公司所有設施/設備上都須有小檔案標貼。

　　4.所有辦公設施設備的購置、調配、更新、報損必須有行政人事部審核后方可執行。

　　5.辦公設施/設備一旦建立清冊，部門負責人負監管責任，未經批準嚴禁擅自調動。

　　6.辦公室布置一經確定，未經行政人事部負責人以上職位人員批準，嚴禁私自調動。

　　辦公室衛生管理──

　　1.公司公共區域及獨立辦公室的衛生統一由行政人事部落實專人負責，員工個人辦公桌及座位周邊的衛生由員工個人負責。

　　2.凡新入職職員，必須了解清潔衛生的重要性與必要的衛生知識。

　　3.各工作場所內均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。

　　4.各工作場所內走道及階梯，至少每日清掃一次，安裝地毯區域每周最后一個工作日下班前十分鐘吸塵一次。

　　5.下班時帶走所負責區域垃圾。

　　6.各工作場所內，嚴禁隨地吐痰。

　　7.飲水機及周圍必須保持清潔。

　　8.整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛生設施，必須保持清潔。

　　9.下水道口應經常清除污穢，保持清潔暢通。

　　10.凡可能產生寄生傳染菌的區域，每月至少應三次消毒。

　　11.各工作場所須充分保持空氣流通。

　　12.垃圾、廢棄物、污物的清除應符合衛生的要求，放置于指定的范圍內。

　　13.公司設置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內，以便于取用。

　　公共區域清潔管理──

　　1.公司公共區域衛生是指獨立辦公室、走廊(通道)、樓梯、洗手間、會議室等的清潔衛生。

　　2.辦公室衛生包括：每日地面衛生的清潔、垃圾的清運、下班前辦公區域的整理、定期對抽風口/光管/空調清潔。

　　3.走廊(通道)衛生包括：走廊(通道)地毯/地面/墻壁的清潔、走廊(通道)兩側的防火器材/報警器/植物的清潔。

　　4.樓梯衛生包括：樓梯地面/扶手/兩側墻壁的清潔。

　　5.洗手間衛生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛生。

　　6.會議室衛生包括：會議室的日常清潔、會議前/會議后的徹底清潔(包括地面、墻壁、窗戶、培訓椅、黑板、講臺、會議桌、立架、空調、排氣扇、壁扇、光管、飲水機、垃圾簍等)。

　　保安管理──

　　1.為了保障公司和員工的財產安全，公司在宿舍、停車場和辦公樓24小時設置保安服務。

　　2.保安每班需上8個小時，每天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00-8：00;

　　3.宿舍保安工作職責

　　3.1負責宿舍公司及員工的財產及人身安全保護。

　　3.2負責外來人員進出登記。

　　3.3負責公共區域的用水、用電的檢查，防止“長明燈、長流水”出現，發現水電問題要及時報告處理。

　　3.4負責查房，主要檢查：員工有無私自換房;員工有無私拿其它房間配置用品;員工有無私自留宿外來人員;房間有無私裝大功率電器等等。

　　3.5負責宿舍防火、防盜等安全工作;

　　4.辦公樓、停車場保安職責

　　4.1負責車輛進出登記，登記內容為進出時間、開車人、車牌號。

　　4.2巡視辦公室保障辦公室財產安全，巡視要求：白班為每半小時一次;晚班及節假日為每20分鐘巡視一次。

　　4.3負責公司總部辦公樓的防火、防盜工作。

　　5.保安工作期間要穿保安www.zonexcapitaltr.com服，著裝要整潔，服務態度要好。

　　6.若公司發生重大財產失竊，當值保安將立即予以開除;對沒有按照以上要求履行職責的保安，行政人事部將給予記過處罰。

　　7.保安隊長負責定期對保安進行業務技能、公司概況、基本禮儀等培訓。